Amsterdam, 19 mei 2017

Het hoe en waarom van een consistente PR-workflow

Het opstellen van wereldwijde PR-richtlijnen is van groot belang voor corporate branding. Deze richtlijnen uitvoeren met een uniforme keuze aan tools en platformen, zorgt voor een consistente workflow binnen de gehele organisatie en bevordert interne processen

Betrouwbare berichtgeving

De daling van het aantal journalisten en de stijging van het aantal PR-professionals is duidelijk merkbaar. In de VS zijn er momenteel vijf keer meer PR-medewerkers dan journalisten. Zoals Pew Research heeft laten zien zijn organisaties steeds meer in staat om het publiek op verschillende manieren, direct te benaderen terwijl het checken en bevestigen van externe bronnen steeds lastiger wordt voor journalisten. De toename van de macht van PR loopt gelijk met veranderingen in mediarelaties en (daardoor) verantwoordelijkheden voor PR. Media, stakeholders en doelgroepen kijken steeds meer naar PR-afdelingen voor consistente, betrouwbare en herkenbare berichtgeving.

Consistente branding

In PR bevorderen protocollen en standaarden een consistente branding. Vanuit het perspectief van de verzender is de eerste stap het opzetten en implementeren van PR-richtlijnen, die worden gebruikt voor alle wereldwijde takken binnen de organisatie. Dat is inclusief algemene en specifieke instructies voor persberichten (format, layout, tone of voice, boilerplate), rijke media (formats, afmetingen, resoluties, stijlen) en templates voor documenten zoals brochures en whitepapers.

Om de touwtjes stevig in handen te hebben is het belangrijk dat alle PR-output er altijd uitziet alsof het van één persoon komt, ook als er tientallen teams over de hele wereld aan hebben gewerkt. Een groot gedeelte daarvan is visuele branding. Consistent gebruik van logo’s, iconen, kleuren en lettertypen helpen enorm bij het creëren van een merk wat lezers, kijkers en bezoekers direct herkennen.

Voor merken die wereldwijd opereren met verschillende nationale websites, is het van belang dat alle newsrooms er op elk moment hetzelfde uitzien. Bezoekers die bekend zijn met de layout van de newsroom, zullen meteen weten waar de content te vinden is die ze graag willen delen. Een goed voorbeeld van een bedrijf wat consistent is in haar branding is Velux. Niet alleen de corporate website, maar ook lokale kantoren in Nederland en Rusland hebben dezelfde look & feel doorgevoerd om zo het wereldwijde merk te ondersteunen. Met kleine aanpassingen in de newsrooms (zoals verschillende social media kanalen) zien ze alle sites er hetzelfde uit, maar komen ze toch over als unieke websites die zijn gericht op de lokale markt.

Workflow winst

Dit brengt ons op het waarom en hoe van een consistente workflow. Een grote stap in het waarborgen van een uniforme look & feel van het merk, is het gebruiken van dezelfde tools en platformen in de gehele organisatie. Werken met hetzelfde systeem en een uniforme workflow garandeert consistentie in PR-processen. Coördinatie en training voor verschillende afdelingen wordt makkelijker en is meer uniform wanneer er wereldwijd dezelfde workflow wordt aangehouden. Een verandering in de corporate identiteit is heel gemakkelijk uit te voeren wanneer templates, logo’s en boilerplates tegelijkertijd in alle newsrooms en persberichten kunnen worden aangepast. Een SaaS-oplossing die onafhankelijk van de rest van de website functioneert, zoals een losstaande newsroom, kan tijdelijk worden gemigreerd in het geval van een volledige redesign van de website. Als de PR-afdelingen wereldwijd dezelfde workflows en systemen gebruiken, is zo’n migratie of een redesign van de site geen eindeloos en pijnlijk proces meer.

Hetzelfde geldt voor het meten van de resultaten van de PR-inspanningen. Het gebruiken van dezelfde systemen voor monitoring voor alle wereldwijde uitingen creëert een uitgebreid overzicht met makkelijk te vergelijken resultaten van verschillende locaties. De data en overzichten die de systemen weergeven zijn hetzelfde, waardoor vergelijkingen maken en conclusies trekken op basis van data makkelijk en betrouwbaar is. Het helpt om de standaard voor meten en rapporteren te gebruiken om de return on investment (ROI) van de PR-uitingen te bepalen. In plaats van verschillende Excelsheets met data in verschillende formats met elkaar proberen te vergelijken, is het een kwestie van data importeren en weergeven om de gewenste resultaten te bekijken en vergelijken.

Win-win

Een georganiseerde workflow zoals hierboven beschreven is afgeleid van de wereldwijde PR-richtlijnen en efficiëntie van het uniforme gebruik van tools en platformen. Intern zorgt de workflow ervoor dat samenwerken, trainen en managen van mogelijke veranderingen in corporate branding en identiteit makkelijker wordt. Extern zorgt het voor een consistente overdracht van het merk naar alle media, klanten en stakeholders. Een win-winsituatie voor alle betrokkenen!

Dit artikel schreef ik voor PressPage https://www.presspage.com/news/nl/wees-je-corporate-branding-de-baas/