Vijf vragen om jezelf te stellen voordat je een persbericht verstuurt

Chicago 17 oktober 2017

Verstuur je de beste content?

Het versturen van persberichten is nog steeds gebruikelijk binnen public relations. Ook al heeft het PR-veld de laatste twee decennia heel wat ontwikkelingen gezien, voornamelijk door de introductie van het internet, zijn persberichten nog steeds heel waardevol. Tenminste, als je persbericht de moeite waard is om te lezen. Hoe zorg je dat jouw persbericht de beste content bevat die je kan versturen? Stel jezelf deze vijf vragen en ontdek direct of er ruimte voor verbetering is.

1. Heb ik alle benodigde informatie in het persbericht gezet?

Journalisten werken continu met strakke deadlines. Zij hebben zelden de tijd om ontbrekende informatie te zoeken, wanneer ze een mogelijk interessant persbericht ontvangen. Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie in het persbericht staat, dat het bericht makkelijk te lezen is en je geen informatie dubbel benoemt. Volg alle specificaties voor een persbericht door onderstaande lijst af te vinken, voordat het bericht de deur uitgaat:

  • Benoem duidelijk bovenaan het bericht dat het om een persbericht gaat en in het onderwerp van de mail als je het bericht per e-mail stuurt
  • Gebruik een duidelijke titel die de nieuwswaarde van het persbericht introduceert
  • Geef een datum en locatie mee in het persbericht wat gebaseerd is op het nieuws of evenement, benoem ‘onder embargo’ wanneer het nieuws nog niet voor een bepaalde datum mag worden gepubliceerd
  • Zorg ervoor dat alle feiten in de eerste paragraaf staan benoemd: wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe?
  • Gebruik quotes om je bericht op bewering te ondersteunen en zorg dat je duidelijk vermeld wie de uitspraak heeft gedaan en wat diens rol is in het verhaal
  • Voeg visuals en downloads toe en benoem de copyrightinformatie, voorkom het verzenden van persberichten zonder beeldmateriaal
  • Verzorg onderaan een ‘Noot voor de redactie’ met contactgegevens van de persoon die journalisten te woord staat, maak het journalisten makkelijk om contact op te nemen als ze verdere informatie wensen
  • Voeg hierbij een boilerplate toe die de belangrijkste informatie over het bedrijf bevat, zoals de service die het bedrijf biedt, de locatie, de website, bekende producten of werknemers, enzovoorts

2. Is er een manier om de content te personaliseren?

Personalisatie verbetert de resultaten van jouw content. Is er een manier waarop de content of het begeleidende bericht kan worden gepersonaliseerd? Je kan bijvoorbeeld denken aan het inzetten van een interne expert en een quote van deze collega opnemen in het persbericht. Het schrijven van persberichten wordt vanuit de derde persoon gedaan, maar dit kan een afstand creëren. Denk tijdens het schrijven eraan dat je een persoon bent die praat met een andere persoon om deze afstand te verkleinen

Wanneer je het persbericht gaat versturen, denk dan na over hoe je de mensen aan wie je het stuurt kan segmenteren. Kan je de mensen in kleinere groepen opdelen en hun karakteristieken gebruiken om het bericht wat je stuurt persoonlijker te maken? We komen hier later op terug, maar vroeg nadenken over segmentatie en hoe het persbericht past bij een journalist aan wie je het wil versturen, loont altijd.

3. Is alle informatie in het persbericht correct?

De meeste persberichten bevatten informatie zoals data, plaatsen en namen. Zorg altijd dat je dubbel checkt of de informatie in het bericht klopt om fouten te voorkomen. Check ook altijd de informatie over het bedrijf en links die in het persbericht zijn opgenomen. Zijn de contactgegevens en de links de juiste voor dit bericht of deze journalist? Wanneer je quotes en bronnen gebruikt, check of de informatie correct is en in de juiste context gebruikt is.

4. Heb ik een prettig leesbaar en begrijpelijk format gebruikt?

Een persbericht heeft een standaard format wat het makkelijk maakt om de informatie uit het bericht op te nemen en relevante delen voor een artikel te vinden. Respecteer het format en presenteer je bericht op een leesbare en begrijpelijke wijze. Een persbericht moet oprolbaar zijn, wat zoveel inhoudt dat alle belangrijke informatie bovenaan staat. Zorg dat je bovenaan benoemt dat het een persbericht is. Maak je persbericht kort en makkelijk te lezen, breek lange paragrafen op en gebruik tussentitels. Zorg altijd voor beeldmateriaal bij je bericht en, indien mogelijk, een link waar de multimedia kan worden gedownload.

5. Stuur ik het bericht op de juiste manier naar de juiste mensen?

Het is altijd belangrijk om je af te vragen wie je probeert te bereiken, waarom en hoe. Wanneer je een bericht wil versturen, denk na over de platforms en media die je doelgroep gebruikt. Zijn er journalisten die je kunt benaderen die dezelfde platforms en media gebruiken?

Als je meerdere journalisten wil bereiken met een persbericht, dan loont het om te kijken naar segmentatie. Zijn er manieren om de groep journalisten en platforms op te delen in kleinere groepen met gedeelde kenmerken? Denk aan locatie, industrie, onderwerpen en doelgroepen. Gebruik deze informatie om het persbericht en het begeleidende bericht toe te spitsen op de persoonlijke interesses en voorkeuren van de journalist. Personaliseer het bericht zoveel als mogelijk door het persbericht aan te passen, het medium wat je gebruikt om het bericht te versturen, de call to action aan te passen en het begeleidende bericht toe te spitsen op de ontvanger.

Timing is ook erg belangrijk, probeer je op het juiste tijdstip journalisten te benaderen om momentum te creëren en respecteer je daarmee de voorkeuren van de journalisten? Denk hierover na voordat je een persbericht verstuurt. Ten slotte is shareability van groot belang. Maak het voor journalisten makkelijk om het bericht en de content te delen, post het bericht op je website met share links en maak het bericht uiteraard interessant genoeg om te delen.

Verstuur je persbericht!

Wanneer je alle punten afgevinkt hebt, is het tijd om je persbericht te versturen. Wat gaat er nu gebeuren? Mogelijk krijgt je persbericht aandacht in de media of wordt het bericht gelezen op je eigen kanalen. Het volgen van de resultaten van je persbericht is een mooie manier om uit te vinden wat er de volgende keer beter kan. Bedenk welke meeteenheden je wil gebruiken en welke doelen je wil behalen. Is het mogelijk om dit meetbaar te definiëren? Volg de resultaten van het persbericht door de vooraf bepaalde meeteenheden te gebruiken en pas de inzichten toe bij het ontwikkelen van nieuwe content. Op deze manier kan je de content en persberichten steeds verder verbeteren en vergroot je de kans op media-aandacht en tractie.

Dit artikel schreef ik voor PressPage https://www.presspage.com/news/nl/vijf-vragen-om-jezelf-te-stellen-voordat-je-een-persbericht-verstuurt/

Facebooktwitter